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中小企業內部控制現狀及改進對策

摘要:隨著我國經濟的不斷發展,中小企業的內部控制對其發展愈益重要,而企業自身內部控制跟不上企業的發展,導致制度流于形式,背離企業的目標,阻礙企業的發展。這就需要企業對內部控制進行優化,不斷的提升企業內部控制的水平,有效的防范風險,減少管理的漏洞,提高企業的經營效率和財務狀況,增強企業的競爭力,促進企業穩健發展。對此,本文對中小企業的管理現狀做出簡要分析,在此基礎上提出一些具體改進措施,希望能為中小企業內部控制的進步和發展提供有效的對策和建議。

關鍵詞:中小企業;內部控制;現狀;改進措施

一、加強中小企業內部控制的作用

自李克強總理倡導,要在960萬平方公里土地上掀起大眾創業,草根創業的新時代,激發了民族的創業精神。隨著中小企業的迅速發展,暴露了其普遍存在的問題:內部控制的建設跟不上企業的發展,導致中小企業發展緩慢,甚至在成長期就發生破產、停業的行為。企業內部控制是由全員參與,增強企業集體責任感;是企業董事會、監事會、經理層和全體員工共同實施企業戰略目標的全過程。良好的內部控制是企業戰略目標實現的合理保證。企業良好的內部控制的可以提高經營效率和效果,從而減少重疊工作所帶來的成本,保證經營管理合法合規;營造良好的企業文化和價值觀,增強企業風險意識,確保企業的資產安全,對外披露的財務報告符合真實性、完整性,促進企業發展戰略的實現。

二、中小企業內部控制管理的現狀

(一)缺乏良好的內部控制環境。中小企業中內部控制治理結構不夠完善,或雖有企業內部控制管理,但權責分配不合理,甚至崗位職責重疊,一人多職,這樣容易造成工作過程中互相推諉,影響工作效率和效果。一部分不遵守制度、流程,認為推進內部控制及配合其工作費時耗力,運行效率低下,繞過內控制度,直接找企業負責人特批。結果導向,從上往下壓,相關人員只能迅速執行,在履行過程中不去考慮事情的對錯,是否對公司長期有利。久而久之,上行下效,影響企業員工對內部控制的認識和態度。不利于領導、職員對企業內部制度的遵守,造成管理混亂,阻礙了企業整體的長期發展。(二)風險意識薄弱。中小企業所有權與經營權統一,企業的發展戰略大多與企業管理者的感覺和經驗息息相關,風險管理理念較為落后,沒有風險意識或風險意識淡薄。中小企業在發展和管理過程中常見的形式追求速度,其次才是質量,容易出現違約風險。管理者運營過程中過分關注短期的目標利潤,忽略了對業務的評估及企業本身資源的可行性、充足性的分析。企業盲目的多元化、裁員或擴張,一味的減少運營成本、濫用銷售信用政策、過高的利用財務杠桿等,都會引發運營和財務風險。另外,中小企業抗風險能力較弱,風險一旦擴大,很容易造成巨大損失,就可能超出了企業對風險的承受度,阻礙了企業的發展或帶來破產風險。(三)信息溝通不完善。在中小企業的內部控制執行過程中,信息傳達不暢很常見。企業管理者自發的建立了信用員工,分配的工作都是直接委派,導致信息交流不順暢。相關部門缺乏信息的收集、處理和傳遞程序,信息缺乏及時的溝通和反饋,信息不準確,影響管理層依據數據做出決策。中小企業,管理帶有很強的主觀性,在任務下達時,不會和執行者進行必要充分的溝通,使事情無法達成共識,容易對其曲解,不能促進事情順利完成而損害公司的利益。另外,部門之間溝通不暢通,信息無法共享,沒法從公司層面來評判業務的利弊,使得企業領導者不能根據各級人員反饋的信息對企業情況及時做出經營調整或戰略目標制定,影響企業的整體發展。(四)缺乏有效的監督機制。中小企業內設管理機構簡單,中小股東一般不參與經營管理,大股東的控制、操縱,破壞了公司治理結構相互制衡的理念。從而使經營管理存在著“道德風險”和“逆向選擇”的可能,阻礙企業戰略目標的發展。中小企業,一般沒有審計部門,甚至不會每年聘請第三方機構對其審計。企業對內部控制的建立和實施沒有或者缺乏監督,不能對內部控制的有效性進行評價,不能根據企業的業務模式,生命周期及時調整內部控制,來適應企業的發展,使內部控制流于表面。主要表現為:監督者與執行者同為一人、執行者的權力過度集中、極度追求個人利益等情況,自我監督缺位,自控能力不強,權利觀錯位,容易造成管理層舞弊,導致企業內部人員失去信心,行為缺乏約束。

三、加強中小企業內部控制管理的對策

(一)搭建良好的內部控制環境。良好的內部控制環境可以幫助企業實現戰略目標。中小企業要搭建良好的企業環境,從而提升內部控制的質量。制定符合自身企業的內控制度,內部控制應全面的,應貫穿于決策、實施和監督的全過程,涵蓋企業及關聯單位的事項,實現全過程、全員參與;同時,在全面的基礎上關注重要和高風險區域和更嚴格的控制,以確保沒有重大缺陷。企業對“三重一大”事項,應實行集體決策或聯簽制度。內部控制的有效實施,還要考慮制衡性和成本效益性。治理結構、機構設置及崗位職責即2020年第05期(總第257期)要清晰明了又要相互制衡,同時兼顧運營效率。最后內部控制還要適應性,制度不能一成不變,應根據企業的規模,經營范圍,市場環境、競爭,風險水平等變化進行調整,以使內部控制真正有效地運行。(二)明確崗位職責。企業應當明確崗位職責,實現人員崗位的科學配置,有效的防止因職務重疊而發生的工作困擾,專人專用,歸口管理,提升內部競爭力。加強崗位責任意識,各自其職并相互配合。通過持續的企業內部培訓保證在崗員工的勝任程度,從而最終確保企業內部運作、控制機制的持續有效運行,提高工作效率和工作質量,營造良好的內部控制環境。中小企業考慮到成本效益性,企業初創期,難免出現一人多職、不相容職位不分離的情況。如此,企業要合理分配,避免交叉或者權責過于集中,否則,工作中容易出現推諉。另外,要找到替代性控制措施來防范風險。如:定期和不定期的檢查,對敏感崗位實行輪崗制度,合理的降低崗位風險。(三)提升流程效率。隨著企業的發展,應不斷的摸索、優化內部控制流程,使之與企業業務發展相適應。將審批流程方案書面化并公布,定期企業內部培訓,得到各方的認同和共識。對流程的相關部門、審核的權限、崗位審核的關注點,對應的審核的截止時間進行約束,并對流程處理全過程實施監督。及時反饋履行中出現的問題并提出解決方案,合理保證企業內控運行有序。同時,對企業的業務類型分類,日常性和非日常性,對于定期日常性的業務可以走簡易流程,對于非日常性的業務可以先在相關部門間進行溝通,或者在流程設置時在關鍵環節上提供多種選擇方案來適應緊急情況的發生。這樣加快信息的傳遞和理解,提升審批流程的效率,確保內部控制有效實施。(四)加強風險意識。中小企業,企業本身資源有限,可能不會建立專業風險評估機構,但應當結合自己的財務和外部市場環境,建立相應的風險評估機制,增強所有員工的風險意識。盡管對于企業而言,創造利潤或最大化股東財富很重要,但不應盲目追求。對新業務的有關部門進行可行性研究,避免資源不足,影響企業聲譽,給企業帶來損失加強企業資金運營過程中的管理,確保公司運營合法合規,嚴禁資金體外循環。企業賒銷政策應當定期評估并做根據業務發展做相應的調整,有效的評估各類債務風險,避免出現過分追求表面上的利潤使企業陷入財務困境,資金斷裂引發破產風險。根據實際情況對企業風險承受能力進行合理調整,提高企業風險承受能力,使企業長期穩定。(五)建立良好的信息溝通。企業必須建立良好的內部和外部的溝通制度,并將溝通過程中發生的問題及時解決,便于信息有效的上傳下達,發揮信息溝通的作用。同時,溝通的責任人必須把自己的心態擺正。溝通是平等的,有序的,罰款的威脅很容易產生于對溝通的不當處理。在溝通過程中,應明確內部控制相關信息的歸集,確保數據的準確性、完整性和可靠性。部門之間劃清各部門的責任分工及解決問題的時間節點,將目標落實到人,便于業務的協調。企業可以建立有效的反欺詐機制,實行舉報投訴制度和舉報人保護制度。確保舉報、投訴成為企業有效掌握信息的重要途徑。最后,充分發揮信息技術在信息與溝通中的作用,提升溝通效率和效果。(六)完善內部控制監督。完善企業的監督檢查工作,加強內部控制的執行,對于發現內部控制的缺陷,及時提出和完善,以確保企業的內部控制不僅僅是形式上的。當然,在監督中不是事無巨細,可以結合企業的業務模式,把企業內部監督可以分為日常監督和專項監督。日常監督關注以下情形:因資源限制而無法實現不相容崗位相分離;業務流程發生重大變化或特批業務;企業開展新業務、業務采用新技術或設立新崗位;關鍵崗位人員的勝任能力或關鍵崗位人才的流失;涉及可能違反法律法規的行為等。除了日常監督其余列為專項監督,對于專項監督應當特別注意,加強運營管理和關鍵環節的控制管理。企業監督人員應當保持一定的專業性、獨立性,發現的重大問題應直接向董事會或監事會報告。

四、結語

企業內部控制標準體系與企業的興衰有關。企業應充分意識到內部控制的重要性,并嚴格按照《企業內部控制基本規范》和配套準則,結合自身情況,制定與之相適應且合理的內部控制,確保企業內部控制符合發展戰略,提高企業經營效率和財務狀況,促進企業發展,增強企業在市場上的競爭力。

參考文獻

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作者:陳正玉 單位:上海思亮信息技術股份有限公司

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